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Konfiguration eines Autoresponders mit Exchange


Die Informationen in diesem Artikel beziehen sich auf:

  • Microsoft Exchange 2000 Server
  • Microsoft Exchange 2000 Enterprise Server
  • Microsoft Exchange Server 2003 Standard Edition
  • Microsoft Exchange Server 2003 Enterprise Edition

 

Manchmal ist es nützlich und erwünscht, dass eine eingehende Mail an eine bestimmte Mailadresse sofort durch eine Standardnachricht beantwortet wird. Denkbar wäre das z.B. für Bestellanfragen oder Bewerbungen etc. Der Absender der Mail erhält dann sofort eine Benachrichtigung mit weiteren Hinweisen. Zu Testzwecken kann es ebenfalls sinnvoll sein, eine Mailadresse nach dem Schema test@firma.tld zu verwenden um von extern die Erreichbarkeit des eigenen Mailservers zu testen. Viele Freemailanbieter bieten solche Funktionen für die dort gehosteten Postfächer an. Das kann ein Exchange Server auch. Sinnvollerweise steuert man das mit einem Öffentlichen Ordner. Der Ordner bekommt eine von aussen erreichbare E-Mail-Adresse und wird so konfiguriert, dass er mit einem Standardtext antwortet.

Als wesentliche serverseitige Voraussetzung muss "Automatische Antworten zulassen" aktiviert sein:

Als nächstes wird ein neuer Öffentlicher Ordner mit einer konfigurierten Mailadresse benötigt.

Der neue Ordner kann entweder mit Outlook oder durch den Exchange System Manager erstellt werden. Anschließend muss sichergestellt werden, dass der Ordner eine Mailadresse bekommen hat:

Der Ordner muss mindestens folgende Berechtigungen haben:

Der Benutzer "Anonym" muss Elemente erstellen dürfen. Ansonsten kommen keine externen Mails an.

In den Eigenschaften des Öffentlichen Ordners gibt es eine Registerkarte "Ordnerverwaltung".

Dort wird der "Ordner-Assistent" verwendet um eine neue Regel zu erstellen:

Klicken Sie auf "Regel hinzufügen...":

Hier muss lediglich "Antworten mit" ausgewählt werden. Klickt man dann auf "Vorlage" erscheint ein Fenster zur Erstellung einer neuen Mail. Geben Sie hier den gewünschten Betreff und den Nachrichtentext ein:

Zum Beenden der Eingabe nicht auf "Senden" klicken sondern das Fenster schließen.

Wenn das Regel-Fenster mit "OK" geschlossen wird, kommt eine Abfrage, ob wir uns sicher sind bei dem was wir tun...nämlich die Regel auf alle eingehenden Nachrichten anzuwenden.

Nun ist alles fertig eingerichtet und sämtliche Fenster können geschlossen werden.

Ein schneller Test versichert uns, dass alles richtig ist.

Einfach eine neue E-Mail an die vorgesehene Adresse (in diesem Fall antwort@domain.de) senden:

Nach wenigen Sekunden erscheint die Mail im Öffentlichen Ordner.

Gleichzeitig ist die Rückantwort im Posteingang eingetroffen:

Bei der Erstellung der Regel sind fast keine Grenzen gesetzt. Je nach Anforderung kann eine solche Antwortmail zusätzlich an einen bestimmten Account gesendet werden etc.

 

Stand: Friday, 28. August 2009/DR.


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Stand: Monday, 18. March 2013 / Dieter Rauscher